アパレル業務の効率悪化と解決策：データ統合の必要性について
本記事では、アパレル店舗勤務経験を元に、手書きの日報作成や事務作業がいかに非効率であるか再確認し、データの統一の重要性について解説します。店舗スタッフが各種データを手動で転記し、そのために時間がかかってしまうなど起きうる問題について、解決策となる「データ統合」についてご紹介します。データを統合し、一括閲覧できるシステムを導入すれば、情報検索の手間が省け、作業効率が向上します。アパレル店舗スタッフ業務を元に、当時は当たり前だと思っていたことが、FLOWに入社し様々なアパレル企業様とお仕事させていただく中で感じた、非効率な作業課題などを共有します。
（今回の内容は、筆者が体験した某アパレル企業のみの体験を元にしています。当時の情報であることをご承知おきください。）
TOPICS：
- データが統一されていないことによる時間のロス
- 店舗スタッフの事務作業や手作業の非効率さ
- まとめ
1. データが統一されていないことによる時間のロス
私が働いていたアパレルでは、店長だけでなくスタッフも日報を手書きで作成し、本部との連絡ツールとして使用していました。
日報を手書きで書くというのは実はとても大変です。日報作成にあたっては、あちこちにあるデータを確認して日報のフォーマットに転記しなければならず、日報を書くだけでかなりの時間を要していました。別の言い方をすると、以下の時間的ロスが発生していたと思います。
①「バラバラなデータを探す」時間
②「データを日報の紙に記入する」時間
③「記入した数値をもとに分析する」時間
④「翌日の数値を予測する」時間
②「データを日報の紙に記入する」時間
③「記入した数値をもとに分析する」時間
④「翌日の数値を予測する」時間
こうした時間を使って、おおよそ下記の項目を、店舗のスタッフが日報に記入することが求められていました。
- 日付、天気、本日のイベント（キャンペーン：2 buy 10% off）
- 前年単日売上（曜日）＋昨対、差額
- 本日の目標（目標・実数値＋昨対、差額）
- 日付累計売上（前期・今期＋昨対、差額）
- 今月の目標売上
- 衣料の売上枚数（目標、実数値）
- 衣料のセット率（目標、実数値）
- 購買人数
- 1時間毎の売上の予想とそれに対する実数値 ※スタッフの勘で記入
- スタッフ毎のおおよそのスケジュール など
これらの一番の問題点は、POS、シフト、昨対などのデータが全て別のシステムで管理されており、情報を探すのに時間がかかってしまうという点でした。
「店舗スタッフ一人一人が責任を持ち、データを日報に転記することで、自分の店舗の状況を把握し、PDCAを回してほしい」ということが恐らく本社の意向だったと今なら分かります。しかし当時は、データを探して記入することに時間をとられ、ほぼ流れ作業になっていたため、一つ一つの数字がどのような意味を持つのか理解する時間はなく、その意識もありませんでした。
先輩スタッフに、これらの数字が何のためのものなのかを聞いたことがありますが、先輩自身も、個々の数値理解はあっても、その数値を出すことによって次のステップはどうするのか？というところまで考えることはできていませんでした（実際そこまで考えられるのは、店長以外はいなかったと思います）。
2. 店舗スタッフの事務作業や手作業の非効率さ
「リアル店舗の強み」は、お客様に実際に商品を手に取ってもらえるということです。そして、そこにおける店舗スタッフの役割は、商品に関する豊富な知識であったり、お客様一人一人に合ったコーディネートの提案など、お客様に商品を気に入ってもらう一押しをすることだと思います。
しかし、私が販売員をしていた当時は、接客以外の作業にかかる時間が多く、100％接客に集中できる環境ではありませんでした。具体的には、商品の品出しや日報の記入、本部への報告資料作成などなど…業務内容をより具体的にイメージするために、当時を思い出してみました。
しかし、私が販売員をしていた当時は、接客以外の作業にかかる時間が多く、100％接客に集中できる環境ではありませんでした。具体的には、商品の品出しや日報の記入、本部への報告資料作成などなど…業務内容をより具体的にイメージするために、当時を思い出してみました。
<遅番/締め作業あり（21:30 閉店）>
①～21:00
翌日分の日報で記入できる分を早めに記入開始
（翌日のスケジュール、翌日のスタッフへの連絡事項 など）
※お客様が店内にいらっしゃる場合はお客様対応
①～21:00
翌日分の日報で記入できる分を早めに記入開始
（翌日のスケジュール、翌日のスタッフへの連絡事項 など）
※お客様が店内にいらっしゃる場合はお客様対応
②21:00頃～
売上の確認、POSレジ周りの作業開始
※金額が1円でも間違っているなどの場合、原因究明や店長への報告があり、ここに時間を要することもあった
※店舗によっては売場の一部を閉鎖したり入口を狭くする作業を開始
売上の確認、POSレジ周りの作業開始
※金額が1円でも間違っているなどの場合、原因究明や店長への報告があり、ここに時間を要することもあった
※店舗によっては売場の一部を閉鎖したり入口を狭くする作業を開始
③21:20頃
閉店時間になったら即締め作業に入れるように、できる範囲まで入力や片づけを済ませておく
閉店時間になったら即締め作業に入れるように、できる範囲まで入力や片づけを済ませておく
④21:30
店舗閉店。レジを締め日計を出す
※現金、クレジットカードの控え、商品券、ギフト券など、それぞれで締めの作業が異なる
店舗閉店。レジを締め日計を出す
※現金、クレジットカードの控え、商品券、ギフト券など、それぞれで締めの作業が異なる
⑤～21:45頃
PCで本部への数字の報告などを実施した後、POSレジの電源を切る
タイムカードを押す
※閉店時間後にお客様がまだ残っているとこの作業が一気に遅れる
※残業に関して非常にシビアな企業だったため、時間内にすべての作業を終わらせる必要があった（プレッシャー高）
PCで本部への数字の報告などを実施した後、POSレジの電源を切る
タイムカードを押す
※閉店時間後にお客様がまだ残っているとこの作業が一気に遅れる
※残業に関して非常にシビアな企業だったため、時間内にすべての作業を終わらせる必要があった（プレッシャー高）
⑥～22:00
館の規定に沿った入金作業を実施
館の規定に沿った入金作業を実施
⑦～22:30頃
店内清掃、整理、明日の準備、スタッフ・ミーティング等を実施
完全退館
店内清掃、整理、明日の準備、スタッフ・ミーティング等を実施
完全退館
これら一連業務の中で「日報/報告書作成」にかけていた時間は、大体30-40分程度/日でした。前述の通り、報告書作成において必要な数字の参照元（システム）が分散していること、他業務との兼ね合いで集中してこの業務に取り掛かることができないこと、などが理由でそれだけ時間がかかっていたと記憶しています。
「データ統合」というキーワードは、どの業界でも聞かれるものだと思いますが、小売業においても全く状況は同じで、データが集約されて一括閲覧できるシステムがあれば、データを探す手間が省けます。さらに、そうしたデータを集計して報告書に自動反映してくれる機能があれば、さらに時短につながります。これらの取り組みは、システム的にそんなに難しいことではないはずです。
この効率化が時間の余裕を生み、より多くの接客機会を増やし、結果的に店舗の売上アップにつながるのではないでしょうか。
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まとめ
・店舗データが分散していると、必要なデータがどこにあるのかを把握することから始めなくてはなりません。
・そして更に、別々の場所にあるデータを手作業で一つにまとめるには、多くの工程や時間がかかってしまいます。
・そして更に、別々の場所にあるデータを手作業で一つにまとめるには、多くの工程や時間がかかってしまいます。
・多くの工程や時間がかかるということは、その分データ管理が複雑化し、ミスを誘発する恐れもあります。
そんな環境に、新たにスタッフが増えたとしたらどうでしょう。その作業を1から教えるという作業が雪だるま式に膨れ上がり、多大な時間と労力がかかってしまいます。全く効率的ではありません。
そんな環境に、新たにスタッフが増えたとしたらどうでしょう。その作業を1から教えるという作業が雪だるま式に膨れ上がり、多大な時間と労力がかかってしまいます。全く効率的ではありません。
そういった作業を簡略化させ、スタッフが本来の業務に集中できるようになること。そして結果的に、その作業効率化が会社全体の売上向上につながっていく…そのお手伝いをできるのが弊社のシステム統合とデータ活用の考え方です。その最たる例が、私たちFlow Solutionsだと自負しています。最後までお読みいただきありがとうございました！
■ 株式会社Flow Solutions は、来店計測とAI解析で店舗の見える化を実現。900店舗以上の導入実績があり、売上向上・業務効率化を支援しています。
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